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2008年09月02日

使いこなせてますか?

「あなたは、ちゃんと使いこなせてますか?」
……突然質問されたら、自信満々の人より、不安になる人が多いのでは?
……ファイル類のことです。

私は、書類を案件別にクリアファイルに入れていたのですが、最近、机の上がクリアファイルだらけになってしまい、収拾がつかず、困っています。

『ウィキペディア(2008.8.31 14:08)』によると、「クリアファイル」とは……。

『プラスチック製のシートを2枚重ね、その間に書類を挟んで使用する。色、柄は多様であるがほとんどの物は透明であり、外側の書類が見えるようになっている。留め具が無い分大変軽く、薄いつくりである。その反面、挟める書類の限度は少なく、強度もあまり強くは無い。あくまで一時的な分類、整理のためのファイルである』。

「あくまで一時的な分類、整理のためのファイル」……そうなのです。
もちろん、後で、ちゃんとファイルに綴じておかないといけない。
でも、私の場合、書類がクリアファイルに滞留してしまう時間が長くて。

例えば、時々、2枚のクリアファイルに「未」「済」とマジックで書いて、領収書のパソコン入力をやっていますが、よく考えてみると、1つで2種類の書類を分類できるクリアファイルの方が、使い勝手がいいですよね。

デルフォニックスの5ポケット式クリアホルダー(『デルフォニックスの不思議』参照)の、使い勝手がいいので、これの2つポケット式を探してみましょう。
……ところが、これがあるようで、なかなかないですね。

結局、商店街の文房具屋で見つけたのは、半透明で中央に三角の折り目がついている奇妙な2つ折式クリアファイル。
ついでに、きれいな空色のクリアファイルも衝動買い。

家に帰ってきて、あらためてクリアファイルを見て驚きました。
両方とも同じメーカー製。
「Lihito・Rab」……1938年創業。ファイル一筋の日本の文具メーカー。

『頑張る日本の文房具(シリーズ知・静・遊・具編集部・ロコモーションパブリッシング』によると、リヒトラブが、クリアファイル(クリヤーホルダー)を発売したのは、1968(昭和43)年。

今では、25色のカラークリヤーホルダー、写真のグラビア印刷つきの「Avanti imageクリヤーホルダー。
開かないストッパーつきや見出しつきのもの。名刺やFDやCDを入れるポケットもついた、鞄に近い機能を持つクリヤーホルダー。
書類を入れると中身が見えない個人情報管理用シークレットサポートホルダー……多彩な商品を発売。

ちなみに、私が買った2ポケット式クリヤーホルダーの中央部に三角折り加工があるのは、さかさにしても中身が落ちない工夫だそうです。

……と、ここまで書いてきて、自分でも、ファイルとホルダーの区別がつかなくなってきたので、ちょっと整理してみましょう。

「日本ファイル・バインダー協会(FBA)」という国内のファイル・バインダー製品、綴じ具などを製造するメーカーの団体があります。
製品規格化推進を目的として、1956年(昭和31)年に設立。
日本工業規格(JIS)やFBA規格の制定に尽力するなど、製品規格化に対する啓蒙を積極的に行っています。

『日本ファイル・バインダー協会』サイトによると、「ファイル」とは、記録済みの文書(伝票・カタログ・書類など)を綴じ、はさみ入れて整理・保管することのできる表紙。

「バインダー」とは未記録の綴じ穴のある用紙(ルーズリーフ、帳票など)を挿入し、記録できる綴じ具つき表紙。

……しまった。穴を開いた紙を綴じるのがバインダーで、穴の空いていない紙を綴じるのがファイルと思ってた。
「記入済み」か「未記入」かで分類されているのか。

で、ファイルの種類。

穴を開けて綴じるファイルが、フラットファイル、レターファイル、スプリングファイル、キャップ式。
パイプ式片開き、パイプ式両開き、スタンド式、綴じ込み表紙、パッチファイル。
ホック式ファイル、ビス式ファイル、スモールファイル、A−Zファイル。

穴を開けずに綴じるファイルが、フォルダー、ハンギングフォルダー、持ち出しフォルダー。
ホルダー、ボックスファイル、ドキュメントファイル、透明ポケット式固定式、透明ポケット差し替え式。
スクラップブック、Z式、クリップファイル、プレスファイル、クリップボード。
ピン式ファイル、パンフレットファイル、図面ファイル、ケースファイル、スライドレール式、スライドクリップ式。

バインダーが、多穴式で円弧状のくしが左右交互に中身用紙を刺し通す方式のMPバインダー。
綴じ厚さはリングの内径で呼称するリングバインダー(X式、平てこ式、立ててこ式、てこなし)。
コガネ式、スライド式、横開き式。

コンピュータ用データファイルは、キャップ式、スライド式、フッキング式、レター式。

……うわぁ。こんなに種類があったんか。
今まで、大雑把に「サイズ」「縦型横型」「穴を開けるか開けないか」「ポケットがあるかないか」「穴が多いか少ないか」でとらえていましたが。
今、ご紹介したファイルやバインダー類は、それぞれ全部構造の違うもの。

『日本ファイル・バインダー協会』サイトには、それぞれのファイルの図解がありますので、興味がある方は、ぜひご覧ください。

ちなみに、綴じる金具やはさむ金具が長い方の辺にあるのがS型(SIDE OPENING)。
金具が短い方の辺にあるのがE型(END OPENING)。
「フォルダー」は上開きでタブがあり、「ホルダー」は上と横が開くファイル……。

うーん。ごっちゃになってたなあ。
ということは、結局私の持っている「クリアホルダー」は、デルフォニックスと100均とリヒトラブの3種類だったんだ。

しかし、これだけ種類が多いファイル・バインダー類を、本当に効率的に使い分けている人がいるんでしょうか。

私の場合、突然資料をコピーすることが多いので、家では、書類に穴を開けない透明ポケット差し替え式派。
職場は「紙に穴を開けるのが楽」ということで、2つ穴のフラットファイルかA−Zファイルが主流。
でも、本当にそれがベストなのか……。

この煩雑な書類ファイリング問題に挑んでいるのが、『コクヨS&T株式会社』。
ファイリングセミナーや、コンサルティングまで手がけています。

そして、達人が明かすクリヤーホルダー使いこなすコツも公開。
「ジャンル別に色で分類」「インデックス管理」「クリヤーホルダースタンドで整理」……うーむ。参考になるなあ。

今回は、なんだかパンドラの箱を開けてしまったような気分ですが、とりあえず、これを参考に、試行錯誤してみないとしかたがないなあ。
タグ:ファイル
posted by ゆか at 12:50| Comment(0) | TrackBack(0) | 日常コラム | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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