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2008年10月07日

手帳の再構築

まず、来年の新しい手帳を選ぶ前に、しておくべきことが一つ。

 
一年を通して、使わなかったリフィル(綴じ手帳の場合はページ)、使いこなせなかったリフィル(ページ)の分析。

私の場合、使わなかったのがアシュフォードの蛇腹式の年間スケジュール一覧リフィル。
使いこなせなかったのは、TODOリフィル。

私のシステム手帳に必須なのは、カレンダー形式の見開き1ヶ月リフィルと見開き2週間のダイアリーとメモ。
カレンダーに予定。
本来はスケジュールを書き込むべきダイアリーに「その日あったこと」を記入する方式なので。

これまでは予定よりも日記の方を重視していました。
「喘息日記」に転記する必要があるからです。

今の病院では、その日の気候、行動、体調、呼吸量測定値、薬の使用量などを記録した「喘息日記」の提出が義務。

主治医は、この資料を元に処方する喘息薬の分量の増減をするため、これを提出しないと喘息の薬がもらえず、薬がないと日常生活できない中等症持続型喘息患者の私は、下手をすれば死んでしまいます。

「転記、じゃまくさいわ。喘息日記に予定書き込んだらええやんか」との、ご意見もあろうかと思いますが、残念ながら、病院から支給される「喘息日記」はA4サイズで大きい上に、スケジュールを書き込むスペースがありません。
……うーむ。うまくいかんなあ。

それはさておき、今年の反省。

蛇腹式年間スケジュールリフィルは、職場がルーティンワークの仕事ということもあって、カレンダーリフィルからの転記が次第に面倒になり、「カレンダーだけマメに見ればいいやんか」に。

TODOリフィルの方は、突発的な優先事項が増えて、まともに機能しなかった。

この「面倒くさい」は意外に難敵。
年々することが増えて時間不足に。
いくつかのリフィルにスケジュールを転記するヒマがあれば、その時間を他に使いたくなったりして。

今年の春ごろから、これまで毎回書いていた月のルーティンワークをパソコンに入力して、リフィルに印刷。
翌月に繰り越した部分だけ手書きで転記。
1ヶ月の予定を書き込んだカレンダーリフィルの見開き部分にはさみ込んでいます。

その月にすべきことも、メモしたら、即座にカレンダーリフィルへ。
カレンダーリフィルは毎日見ますから、嫌でも目に入って忘れない。

色々なリフィルに細かな予定を転記して、手帳のあちらこちらにはさむと忘れがちなので、「予定=カレンダー」「日記=ダイアリー」の単純構造が、今のところ、無精者の私には合っているようです。

……ということで、まず、「カレンダーリフィルは、壁掛けカレンダーと同じ日曜日はじまり。土日のスペースが平日並みにあるもの」が条件ですね。

ビジネス用のものには、土日の予定を書き込むスペースが狭いものが時々あるのですよ。

ところで、一日の予定を時間単位で細かく記入できる、見開き1週間リフィルや、1週間の時間単位のスケジュールが見開きで一覧できる、バーチカルタイプの手帳を愛用される方も多いようですが……。

私は突発的な予定変更が多く、毎晩、ロディアに翌日のTODOリストを書き込みますが、時間ごとの厳格なスケジュールを決めないようにしています。
「喘息発作で身動きとれず」とか「実家の母が風邪で寝込む」というような細かな予定変更が多いですし。

TODOリストは、今年は「やるべきことが発生した月ごと」に記入していましたが、突発的な優先事項が増えて、最初の「やるべきこと」が延び延びになる悪い習慣がありました。
来年は「締切月」別にリフィルを独立させて、記入してみようと思っています。

これなら、突発的な優先事項が増えても対応できる(ような気がする)。
それを月々のカレンダーリフィルの間にはさむと完璧(かもしれない)。

先日、近所の東急ハンズに偵察に行った時(『今年の手帳対策』参照)に、『ハンズ流 使える!手帳の使い方』というリーフレットを入手。
ハンズはオリジナル手帳「FSダイアリー」の販売促進のために、手帳シーズンになると、色々な手帳の使い方を提案した無料リーフレットを手帳売場に置いているのです。

「FSダイアリー」は綴じ手帳ですが、活用法はシステム手帳にも応用できます。

まず「使い方のコツ」。

『手帳を使い始めたけれど、なかなか上手く使いこなせない……という人は、仕事とプライベートの予定がごっちゃになっていませんか?』

……ごっちゃになっても、私は別に困らないんだけど。
むしろ「転記が面倒」の方が問題で。
でも、仕事とプライベートをエリア別に分けて書き込んだり、書き込むペンの色を変えたりするのは便利かもしれない。

ビジネス活用法とプライベート活用法が5つずつ、応用編が2つ紹介されています。
内容は、大体去年の『手帳の処方箋?』と同じですが。

ビジネス活用法では、一日の仕事の予定と所要時間を記入……までは、去年と一緒だけど。
「仕事の合間の空白時間を算出」
……「さらに空白時間を利用して働け」ってことかなあ? 
ハードな話だ。

プライベート活用法では「プライベートな予定、親しい人の誕生日や記念日などを月間カレンダーページに、ビジネスはウイークリーページに」
……粗忽者の私は、どちらかを見落としてしまいそうで心配。
やっぱりカレンダーリフィルに統合しよう。

「別冊のメモパッドを手帳の扉にはさんで長期保存したい情報を、翌年の手帳に繰り越し」
……よく、綴じ手帳にメモが別についているのは、そういうわけなのですね。

住所録の他に「行ってみたい店の住所、部屋の家具やファブリック類の寸法、家族の服のサイズ、化粧品の色番など」
……服のサイズや化粧品の色番は、ちょっと思いつきませんでしたね。
これは便利そうだ。

ところで、私は今年の夏、突然「近くが見えない」状態に。
眼科で「ごく初期の老眼」と診断されたのは、ショックでしたが。

40代は、20代30代と違って「理想を追って若さにまかせて突っ走る」ことができなくなる年齢。
「自らの衰え」を自覚しつつ、これまでとは違った時間やエネルギー配分を考えて行動しなければいけないような気がします。
私の場合、どうやら「面倒くさい」が、その鍵を握っているらしい。

とりあえず、来年のリフィル構成は、月間見開きカレンダーリフィル、見開き2週間ダイアリーリフィル、5ミリ方眼罫メモリフィル、TODOリフィルの4種。

さて、これから、リフィルの紙質やレイアウトデザインの検討に入りましょうか。
posted by ゆか at 13:44| Comment(1) | TrackBack(0) | 日常コラム | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
館神です。
トラックバックありがとうございます。遅ればせながらお礼申し上げます。
「プレジデント」11/3号にも寄稿しています。よろしければご覧ください。
ではまた。
Posted by 館神龍彦 at 2008年10月21日 06:29
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