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2009年05月05日

付箋お仕事管理帳

先日、久しぶりに繁華街のLoftへ。

 


手帳売場の片隅で妙なものを見つけました。
「お仕事整理術上達ツール・10ミニッツ」……新型のスケジュール帳かしらん? 

手にとって見ると、幅6センチ長さ15センチ、細長い三つ折りパンフレット?
三つ折部分の一番右端裏に、びっしりと黄色や緑色の付箋がついている?
なんじゃこりゃ?

どうやら、一日のやるべきこと(TODO)を、リストアップして時間管理するための専用文具らしい。

使い方は、一日の仕事スタート前の約10分を使って「今日やるべき仕事」をオリジナルの付箋に書き、貼り、並べる。
これだけで整理完了。
一つの仕事が終わるたびに、テン・ミニッツを開いて、次の仕事を確認。
締め切り意識が自然に生まれ、仕事の効率化にもつながる。
……ほんまかいな?

確かに、時間管理術の中に「付箋にTODOを書き、手帳に貼ってスケジュール管理」というものがありますが。
手帳にTODOを書くのと、付箋にTODOを書くのとは、どう違うんでしょう?

私は、前日の夜に、ロディア(フランスのメモ帳)に、翌日のTODOリストを作成。
それを持ち歩く方式で時間管理していましたが……。

最近、突然の予定変更が増えて、よくスケジュール管理に失敗します。

……付箋にやることを書いて、並べて貼るだけ。
本当にそれだけで時間管理できるのかしらん。
結局、持病の「気になる病」に負けて買ってしまいました。

ちなみに、この「テン・ミニッツ」を作っているのは株式会社カンミ堂。
聞きなれないメーカーなので調べてみました。

『株式会社カンミ堂』サイトによると、昭和27年、大阪で創業。
業務内容が「文具・雑貨の企画製造販売および販売促進ツールの企画製造販売」

……面白いなあ。文具と、その文具に企業の名前を入れたノベルティの両方を作ってるんだ。
市販用製品を売るかたわら、販促ツールを作る文具メーカーは多いですが、それを全面に出しているメーカーは珍しいですね。

カンミ堂の主力商品は、「どこでもマグネット」と「メモピット」。

「どこでもマグネット」はGマーク商品。
強力なデザインマグネットとスチール入りシートのセット。
シートは平らなところなら、どこにでも貼れる。
壁に穴を開けず、写真を傷めずに、写真やポストカードのレイアウトが楽しめるもの。

「メモピット」は両面テープのように、表側も裏側も粘着力があるメモホルダー。
色鉛筆や動物、ノート柄など、かわいらしいものがあって、しかもオーダーデザインもできる。
『最近では、パソコンフレームに貼って使う方が急増中です』
……それはいいなあ。今度探してみよう。

こんなふうに、カンミ堂の文具は「かゆいところに手が届く、ちょっとしたアイデア商品」ばかり。
さすがは『世の中を笑顔にするため』を企業理念に掲げる会社ですね。

さて、本題に戻って、「テン・ミニッツ」。
2009年3月に発売された新商品です。

サイトの説明によると、手帳の弱点は、「長期スケジュール前提のアイテムで、一日単位のTODOを管理しにくいこと」。
「仕事の所要時間管理」「急な予定変更」に弱い。
……確かに、そう言われてみれば、そんな気もします。

『今日、どんな仕事を、どの順番で、どれくらいの時間をかけて行うかをひと目で分かるよう完全見える化』

……サイトにはそうあります。

付箋の色で仕事の種類を分類して、所要時間を付箋の幅で分類。それを並べると、一日の仕事全体の所要時間がわかる仕掛け。
……なるほど。

使い方は、最初に一番左ページの横罫線(タイムテーブル)に、自分の仕事の時間帯を書きます。
一行が1時間で12時間分。

次に、今日のTODOを付箋に書く。
付箋の色は山吹色、黄色、黄緑色、緑色。
幅は3種類。30分程度用の8ミリ。60分程度用の12ミリ。60分以上用の23ミリ。

山吹色の付箋を「アポイント(時間を変えられない予定)」、他の色を「タスク(自分で時間を変えられる仕事)」とします。

そして、山吹色のアポイント付箋を左ページ「タイムテーブル」に、タスク付箋を中央ページの「本日締め切り」欄に貼ります。

それから、優先順位を考えて、「タイムテーブル」の空いている部分にタスク付箋を配置。
貼りきれないタスク付箋は、右ページの「実行したい先の予定」欄へ。

予定変更があれば、付箋を並び替える。
新しい仕事ができたら、その場で付箋に書いて左の「タイムテーブル」ページか、右の「先の予定」ページに貼る。

……なるほど、TODO付箋を貼るスペースを左ページだけに限定することで、優先順位を、はっきりさせることができるわけですね。

それにしても、興味深いのは、「テン・ミニッツ使い方実例」として、サイトに紹介されている2人のユーザー。
どちらも自分なりの使い方をされています。

まず、子育て中の社会福祉法人職員の男性。
子供の送り迎えをする育児時間の部分を、マーキングをして、勤務時間との区分け。
仕事とプライベート、両方の時間管理をテン・ミニッツでしています。

……でも、12時間のタイムテーブルで、仕事だけでなく、プライベートも管理するとなると、難しいような気がしますが。

一方、もう一人はメルマガ編集者の女性。
所要時間は厳格でなく、優先順位さえ分かればよい仕事なので、本来、優先順位を整理するための中央スペースに、今日の仕事を書いた付箋を貼る使い方。

中央に今日のタスク・アポイント付箋を貼ると、一番右の「先の仕事」の方に移すのが楽というメリットも。

一つの仕事が終わるたびにテン・ミニッツを開いて、次に行う仕事と、今日の全体の仕事を見比べて確認。
まだ終わっていない仕事は、途中経過を赤ペンなどで記入。
そうすることで、進行中の仕事の状況を把握できて便利。
気がつくと、その日の仕事の流れが自然に記憶できている。

……うーむ。予定変更の多い私には、この方式が気楽そうだ。

しかし、欲をいえば、30分より細かい単位、15分の付箋もほしいですね。
家族の多い働く女性は細切れの時間が多いのです。
働く女性向け生活情報誌で、『3分でできること』特集が組まれたりするほど、「細切れ時間の有効利用」は、切実な問題なので。

とりあえず、ここ2、3日「テン・ミニッツ」を使っていますが、付箋だから、書き間違っても大丈夫。
ロディアに予定を書くより気楽です。

確かに、付箋の色の配列で、一瞬で一日の予定も把握できる。
付箋の順番を貼り替えるだけなので、予定変更も簡単。
今の付箋がなくなったら、同じサイズの付箋を買おうかな。

……「テン・ミニッツ」。
手帳以上に「時間管理」に特化した、この文具が、今後どう進化するのか、ちょっと楽しみです。
posted by ゆか at 15:21| Comment(0) | TrackBack(0) | 日常コラム | 更新情報をチェックする
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