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2009年05月30日

『ファイリング&整理術』

今、私は追い込まれている。



家中の書類が、どんどん増えて収拾がつかない。
書斎は、私の仕事の書類、資料が机や床の上に散乱。
リビングでは、夫の講座のテキストや資料が机の上に山積み。

……少し前まで、こんなことなかったのに。
何がいけないのか……。

この本の著者は、事務用品メーカーのキングジム・ファイリング研究室長。
オフィス書類ファイリングシステムのアドバイザーだ。

ある商社の年間の「書類探し」に要する時間を人件費換算すると3億円。
驚くべき時間と労力の浪費だ。
年々忙しくなる家庭でも、探し物の時間短縮は切実な問題。

私の書類の乱雑さの原因は「複数の仕事の同時進行化」で、夫の書類の乱雑さの原因は「廃棄ルールがないこと」だが、どうすればいいんだろう?

この本によると、「不要なものを捨てる(デジタル化できるものはパソコンに)」「分類(自分の業務と責任の把握)」「表示」「配置(管理ルールを決める)」「使ってみる(検索と改善)」の5段階をふんで、きちんと作業すれば「書類の管理は可能」だそうだ。
ほんまかいな?

まず、整理する時間を作って「捨てる」。
これは簡単。

でも「分類」、自分の業務は把握できていない。
「表示」、曖昧なので反省。

ファイルタイトルは「表題」「名前」「案件」「内容」「形式」「数字」の分類法を組み合わせてつける。
デジタルデータは、「実行日付」「タイトル」「概要」「作成者」「作成日」「バージョン」表示が必要……なるほど。

「配置」、イラストでファイルを描いた用途別一覧表によると、我が家で必要なのは、書類一時分類用のクリアホルダー、固定式クリアファイル、穴を開けずに参考資料の束を綴じるZ式ファイル。
……足りないのは仕掛品(作業中書類)分類のためのケースファイルとボックスファイル。
あとは、案件別に書類を細分化できる薄型クリアファイルの導入。

さらに、夫の資料を年一度、処分すれば完璧……だが、意外と、これが一番難しいかもしれない。

『ファイリング&整理術』 矢次信一郎 著 日本経済新聞出版社
posted by ゆか at 10:50| Comment(0) | TrackBack(0) | 本読みコラム | 更新情報をチェックする
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