基本の整理術

『図解　ミスが少ない人は必ずやっている[書類・手帳・ノート]の整理術（サンクチュアリ出版）』を買ってみました。

　

別に「ミスが多い」わけじゃないんですが。

とにかく、やたらに書類の多い我が家。
資料が必要な執筆の仕事もしているので、一般家庭より書類が多く、しかも、今後執筆の仕事を増やしていく……となると、さらに書類が増えるわけです。

これまでも机の上の書類の山に悩まされてきました。
私の場合、「現在進行中」「作業中」の書類が、やたらにあって、しまいこんでしまうと忘れそうで怖い。

そこで『ファイリング＆整理術』を参考に、１００円ショップで、Ａ４ファイルが丸ごと収まるプラスチックケースを大量購入。
ケース表面にラベルを貼って、分野別の「仕掛りＢＯＸ」を作ってみました。
厚さ２センチで、書類や筆記具や本を分野別に一まとめにできて便利。

これで書類整理は解決。と思いきや……。

今度は、部屋中が仕掛りＢＯＸだらけになってしまい、「なんじゃ！　この箱だらけの部屋は！」と夫に叱られる始末。

……うーん。難しいなあ。

片っ端から整理術の本を読んでみるものの、なかなか自分の生活に合った整理術がない。
それでも性懲りもなく整理術の本を読み、試してみては挫折する……の繰り返し。

私がこの本に注目したのは、解説に『電通、ＪＴＢ、バンダイ、パソナグループなど一流有名企業の“できる社員”を徹底取材　日本一わかりやすい整理術の教科書』とあったから。

これまでの整理術本は「整理術の達人」が書いたものが多く、ある意味、個人の体験に偏ったもの。
複数の人で書いた「誰でもできる基本的な整理術の本」は珍しい。

読者として新社会人を意識しているのか、１ページの３分の２が図解で、説明も親切です。

まず、ファイリング作業に必要なのは、クリアホルダー、それを立てるブックスタンド。
クリアホルダーに貼る見出しラベル。
書類がクリアホルダーに入りきらない時に使うファイルボックス。
ホッチキス、机の引き出しを仕切るためのトレイ。
鞄の中を整理するポーチ、名刺整理用ボックス。

……えっ？　これだけ？

まず、書類をクリアホルダーに挟む。テーマ別にラベルを書いて、ホルダーの右上端に貼る。
ホルダーを仕事の進行状態に合わせて「処理前」「保留」「保管」に分類。
それぞれのホルダーを置くスペースを作る。

仕事が進めば「処理前」→「保管」へとホルダーごと書類を移動させる。
「保管」スペースの書類は１週間、または１ヶ月ごとに現状維持か廃棄かを見直す。

……うーむ。でたらめなファイリングをしてましたね。私は。反省。

ファイリング作業が終わった書類の長期保管は、時系列で綴じる２つ穴ファイルが基本。
資料が少ないならフラットファイル。
年間３冊以上フラットファイルが必要ならば、リングファイルの方がいい。
カタログやパンフレットはパイプ式バインダーへ。

……なるほど。使うファイルには、きちんとしたルールがあったんですね。

ファイリング作業をする机の上のレイアウトは、向かって一番左が電話。
中央がパソコンとキーボード。
パソコン画面の右横にペン立て。
その隣、一番右奥にブックスタンドを置いてファイルを立てる。

……ということは、今の机のサイズは小さいか。
買い替えを検討しましょう。

実は、近々引越しをするので、新居の家具選びで悩んでいましたが。
この本のおかげで、「整理術を実践できる機能的な家具選び」という明確な基準ができました。

書類整理術だけを勉強するつもりでしたが、これは思わぬ収穫。
お勧めの本です。