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2011年03月01日

仕事にすぐ効く魔法の文具サイト?

人一倍書類整理下手な私。


 
この日も「何か便利なファイリング用品は」と立ち寄ったのは、『コクヨS&T株式会社』サイト。
このサイトは、ファイリング用品の使いこなし方の特集が載っていることがあるので。

そこで思わぬものを発見。

『コクヨのヨコク 仕事の達人』。

オフィスで活躍する各分野の「達人」から、仕事を効率化する技を学ぶコラム集です。 

『ファシリティマネジメントの達人』『防災の達人』『社史編纂の達人』『引越の達人』『配線の達人[企業編]』『エコワークの達人』『オフィスレイアウトの達人』
『重役の達人』『お店づくりの達人』『売れるオフィスの達人』『企業ミュージアムの達人』『ホームページの達人』『印刷の達人』
『発想転換の達人』『資格の達人[女性編]』『会議の達人』『出張の達人』『プレゼンテーションの達人』『イベントの達人』『テレワークの達人』
『コラボレーションの達人』『色彩の達人』『朝の達人』『デジタルファイルの達人』
『デスク整理の達人』『名刺管理の達人』『アルバムの達人』『製本の達人』『掃除の達人』『配線の達人[個人編]』『文書管理の達人』

……世間のオフィスには、売りに出せるほど「達人」があふれかえってるんだなあ。

ここで言う「達人」とは、特殊な技術を持つ人ではなく、現場で小さな工夫を重ねて、懸命に仕事をしているうちに「達人」と呼ばれるようになってしまった人々のこと。
だから、普通の人にもできる、ちょっとした仕事上のコツの情報が満載です。

もちろん、大手文具メーカーのコクヨですから、ちゃっかり自社商品を紹介。

例えば『デジタルファイルの達人』のコラム。

書類のデータ化につきまとう「フラットヘッドのスキャナで、紙を一枚ずつセットしてデータを取り込んで交換するのが面倒」問題。

そうそう。私もそれが嫌い。

その解決法は「両面スキャナを使うべし」。

このコラムに登場する両面スキャナの『Caminacs』は、給紙トレイに書類をセットして、ボタンを押すだけで簡単にスキャンできる。
その速度は1分間にA4片面25枚。……うーむ。早い。

「データの登録が面倒くさい」問題。

どのフォルダに入れるか迷うし、ファイルやフォルダの名前の付け方も迷う。
名前のつけ方は私も時々失敗しますね。

その解決法は「ファセット分類機能を持つソフトを使うべし」。

このスキャナの内蔵ソフトは、登録するファイルはすべて1つの大きなフォルダに入れ、バーチャルに属性情報を持たせる「ファセット分類」機能を持っている。
……なかなかやるなあ。

取り込んだデータは、デジタル文書を共有するファイルサーバに送られ、検索キーになる言葉(階層構造におけるフォルダ名)も共通化できる。
……我が家も複数のパソコンでデータ共有しているけど。

自分が作っておきながら、「このフォルダの中身なんだっけ?」と悩むことが多々あるので、便利かもしれない。
しかも、1年間まったく更新しなかったファイルを抽出する「おそうじ機能」がついていて、使わなかったファイルを捨てるのも楽。

なるほど。ファイリング下手な私も、これなら書類をデータ化できるかもしれない。

『Caminacs』……非常に魅力的なので購入を検討中ですが。
このコラムを読んで、いきなり買ってしまう人も多いかもしれない。

問題提起と解決法が非常にうまく構成されていて、合間に巧妙に自社製品の宣伝も含んでいる。
このコラムの魔力……コクヨおそるべし。

『仕事の達人』は、文具サイトというより、「仕事術のサイトに文具の宣伝がついたもの」ですね。
「仕事術」のコラムとしても充実した内容なのに。
なんで、コクヨはこれを書籍化しないんだろう? 
もったいないなあ。

しかも、今も「達人コラム」が増え続けているので、今後も楽しみなサイトです。
タグ:ファイル
posted by ゆか at 16:25| Comment(0) | TrackBack(0) | 日常コラム | 更新情報をチェックする
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