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2012年09月18日

ダメ手帳

そろそろ新年度の手帳選びのシーズン……
……迷うのも楽しい季節になってきました。

私はシステム手帳派ですが。
最近、執筆の仕事も増えてきて、手帳だけで仕事の管理ができなくなりはじめています。

仕事の種類、期間、所要時間、原稿料などを記録して、次の仕事の納期や報酬の交渉に役立つ「執筆業務記録」。
あらかじめ、ページ番号と日付を入れる枠だけ作り、そのページの原稿が出来上がった日付を書き込んで、仕事の進行の状態を可視化できる「進行表」。
独自のフォーマットで作成したA4の書類を使って、仕事の管理をしています。
これだけの内容のものを書き込むには、手帳のスペースでは無理なので。

手帳は予定と行動記録とメモ程度の能力があればいい……
最近、そんな気もしてきてるんですが。

ここで唐突に思いつきました。
これまで「自分に合った手帳」というものを必死で追い求めていたけど、「自分が絶対に使ってはいけない手帳」というのが、もしかしたらあるんじゃないか……

調べてみました。

『Allabout』サイト、『営業マン手帳5つのダメな使い方』。
「営業力ガイド」の西野浩輝さんの記事です。
この記事によると、「営業マン(仕事が忙しい人)が使ってはいけない手帳」は存在します。

「見開きで週間スケジュール管理ができない手帳」
……「1日1ページ型」は、その日あったことを全部書きとめたり、情報をスクラップしたい人が愛用するタイプの手帳だけど、確かに長期間の仕事のスケジュール管理には向かないですね。

「スケジュールの所要時間がビジュアル的に見えない手帳」
……見開きカレンダー型手帳ではなく、週間バーチカルタイプの手帳の方が、厳格なすきま時間管理には向いているそうです。
私の場合は見開きカレンダー+、日付ごとのTODOを割り振った付箋で、一週間分のすきま時間を概算し、仕事時間を割り振っているけど。
やたらにスケジュール変更が多いから、まだバーチカル型の手帳を使いこなせる自信がないな。

「重要度管理、期日管理、ボリューム管理できない手帳」
……仕事の重要度や難易度や所要時間を赤文字で書いたり大きく書いたり、A、B、Cなどでランクづけする。
期日管理は今日中、今週中、今月中、期限なしなどの仕事の期限項目表のページを作り、付箋に1項目ずつタスクを書き込んで貼りかえる方法が便利。
ということは小さな手帳はダメ。

「情報を更新、進化しにくい手帳」……
取引先の住所や部署名が変わった時は、手帳の内容を更新しておかなければ。
更新する時に、取引先に訪問した時の所要時間 、地下鉄の出口番号、道順の目印なども追記しておくと便利。
ということは、書き込む面積が広い手帳じゃないと情報を更新したり、追加したりしにくい。

これらの「ダメ手帳」の条件を除いていくと、「できる営業マン(仕事が忙しい人)の理想の手帳」は「A5のバーチカルタイプ」……ということになるはず。

ところが、この「ダメな手帳の使い方」の最後の項目で矛盾が起きてしまいました。

「1日に繰り返し見る習慣をつけられない手帳」。
手帳に書き込みが出来ない時間、例えば、満員電車の中や風呂に入っている時を利用して、スケジュールの確認を頻繁にできるサイズの手帳がいいらしい。

……うーむ。A5サイズの手帳だと、満員電車の中で開くのは大変だし、スーツのポケットには入らないぞ。

「営業マン(仕事が忙しい人)用手帳選び」。
難しいものですね。
ラベル:手帳
posted by ゆか at 16:52| Comment(0) | TrackBack(0) | 日常コラム | 更新情報をチェックする
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