「遅い！ 一昨年の車検の見積書出すのに２分もかかるんか！」
先日も夫に叱られたところです。
やっぱり「書類の電子化」を進めなきゃ。
『日経ＷＯＭＡＮオンライン』のコラム、２０１３年７月４日『スキャンして取り込んですぐ使う』と、１１日『身の回りの紙を失敗なく減らすコツ』は興味深い内容です。
このコラムの筆者の佐々木正悟さんは、あらゆる書類を富士通の小型スキャナ「ＳｃａｎＳｎａｐ Ｓ１１００」で取り込んでクラウドに保管。
ご本人の実測データでは、資料のスキャニング時間は、執筆のための引用文を書き写す時間の半分。
レシートもスキャンして経理ソフトに入力して時間短縮。
これは確定申告の時に便利なテクニックですね。
『大事なのは、取り込んで即座に使いだすことです。一切間をおかないこと。スキャンは多くの人が「あとで使う資料を取り込む」イメージを持っているようですが、取り込んだ直後に利用すると、保存場所などで悩むことはないし、整理する必要は事実上ないし、元本も手元に残っているのです』
……そりゃそうかもしれんけど。
スキャンとデータ処理を同時にやろうとすると、ある程度まとまった時間と落ち着ける環境が必要。
佐々木さんは、仕事時間や環境を自分で設定できる心理学ジャーナリストだけど、外回りの多い営業職や電話応対が多い事務職、会議の多い企画職。接客業や医療・介護職、主婦など、他人と関わる時間が多い人には「データ取り込み即座に使用」は難しい。
やっぱり「スキャン」と「データ利用」の間に「スキャンしたデータの整理術」がいるなあ。
私が「書類の電子化」に踏み切れない一番の理由が、検索しやすいデータの分類方法を確立できてないからなんです。
必要な時に即座に見られないと、資料を保管しておく意味がありません。
ちなみに、佐々木さんは電子化する紙を３つに分類しています。
１．自分が発生させる紙（自分で書いたメモ類）
２．外から入ってくる紙類（郵便物、ＦＡＸ、名刺、チラシ、パンフレットなど）
３．すでにあった紙類（手紙類、雑誌など）
「１の紙類」は当日中に電子化して捨てる。
「２の紙類」は、一旦全部スキャンして保存または処分。
とりあえずデジタルデータにすることで、安心して捨てられるのがメリット。
不要なデータは後で削除すればいいし。
ただし、「３の紙類」は、要・不要を見分けるのが難しく、捨てるのにも抵抗があって、処理に時間がかかる。
そこで、最初に「１の紙類」と「２の紙類」の処理だけをする。
これが確実にできると、紙の分量が増えなくなるので、余裕ができてから、あらためて「３の紙類」を分類、電子化して処分したり、そのまま保管したりするように。
そう佐々木さんは勧めています。
……うーむ。これは盲点だった。
私は「紙の電子化」の対象を「３の紙類」と思い込んでいましたが、まず、今入ってくる紙類を減らせばいいのか。
そして、おすすめのスキャナが富士通「ＳｃａｎＳｎａｐ ＳＶ６００」。
グッドデザイン賞受賞商品です。
『富士通株式会社』の写真によると、このスキャナは読書用ライトのような形状。
スキャナ上部の読み取りユニットから、光を照射し原稿を読み取る非接触型タイプで、Ａ３サイズまで読み取り可能。
新聞や雑誌も見開きでスキャンできるし、厚さ３０ｍｍまでの製本された書籍や雑誌も「ブック補正機能」で読み取った画像の歪みを補正。
非接触型なので、クレヨンや絵の具で描いた絵、鉛筆書きのノート、紙焼き写真なども読み取れる。
……うーむ。書類電子化専用の小型スキャナを買おうか迷っているうちに、さらに便利なスキャナが出てきてしまうとは。
電子化資料の整理術が確立できしだい買わなければ。
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