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2020年10月09日

事務王の整理術

とにかく、片づけなきゃ…ちょっと油断すると書類が山積みに。
「部屋の散らかり具合が、心の状態を表す」のフレーズを聞いて、ぎょっとしたりします。

夫が入院して以来、この半年、目まぐるしく変化する状況に、ついていくのがやっとだったので。
夫もまもなく退院する予定ですが、生活パターンが激変しそうな感じ。
特に申請書を書く機会が今の倍以上増えるので、ファイリングの抜本的な見直しをしないと。

ここは「事務王」こと、「キングジム」のファイリングの知恵に頼ることにしましょう。

「変わった文具を開発するメーカー」のイメージが強い「キングジム」ですが、その歴史は古く、創業は1927年。
名簿用の帳簿を作る会社から出発して、さまざまな事務用ファイルを発売してきた「書類整理のエキスパート」ともいえるメーカーです。

『“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす超整理術213』(キングジム・ファイリング研究室編 KADOKAWA)

…長々しいタイトルですが、オフィスの「お困りごと」を知り尽くした「事務王」の本。
提案された213のファイリングのコツは、非常に参考になります。

例えば「1日10分の整理タイムを設ける」。
わかっていても、毎日、コンスタントに書類の整理タイムを確保するのは、なかなか難しい。
こういうところがあかんのやなあ…とため息をつきながらページをめくると、次のページには「整理が遅れた時の挽回タイムを設定する」という項目が出てきます。

オフィスでも、緊急事態や大きなイベントなどで、「1日10分の整理タイム」を確保できずに、スタッフ全員の机の上に書類が山積みになることがある。
そこで、あらかじめ、チーム全員で「ファイリングの遅れをとり戻す仕組み」を作っておく。
そのための工夫がいろいろと載っていて、本当に助かります。

「失敗したって、フォローする方法があるから大丈夫」…さすがに、何十年もファイリングトラブルを解決してきた企業だけあって、「事務王」のアドバイスは優しい。

懸案になっている資料の電子化についても、「電子化をはじめる前に、書類のファイリングをきちんとした方がよい」という親身なアドバイス。
整理収納アドバイザーの「とにかくどんどんスキャニングすると、書類が減るから家の中がすっきりする」というのに、少し抵抗があったんです。
私の家はホームオフィス。
書類の「収納」ではなく、仕事での「活用」を前提にしているので、なんらかのルールが必要な気がしていました。

では、どうやって電子化した書類を管理したらいいか…「Excelで管理表を作り順番を決めるべし。ただし、「見出し」「サブタイトル」「戻す場所(置き場所)」「廃棄時期」のシンプルな項目にするべし」

「事務王」のお言葉はさすがに実践的。
最初に複雑なシステムを作ってしまうと、続けられなくなるからです。

あと、重要なことは「ファイル整理の年間スケジュールを決める」ですね。
元々2月の確定申告の手前に、書類整理期間を設けていますが、これから、「毎月申請するもの」「半年に一度申請が必要なもの」「一年に一度申請が遅れるとペナルティがあるもの」と、さまざまな申請が増えるので、そのための資料も必要になる。

とりあえず、「税金の2月」の半年後、「社会保険の8月」で設定してみます。
4月~7月は社会保険の事務量が増える時期なので、整理するべき書類が増えそうな気がする。

「夫が退院してきたら、どんな生活に変わるかわからない」…
戦々恐々でしたが、とりあえず、不要なものを処分して、家がすっきりしていたら、対応できるかもしれない。

夫の退院まで残り1か月。
この本を使って、家の中をシンプルに、生活をコンパクトにして、夫が帰ってくるのを待とうと思っています。

(この記事は2020年10月9日時点の情報を元に書かれています)

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posted by ゆか at 23:56| Comment(0) | 文具コラム | 更新情報をチェックする
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