ファイリング地獄

夫が7月で65歳になりました。65歳は「老齢年金」がもらえる年齢。
そして「介護保険」がスタートする年齢です。
両方とも「手続きは誕生日を迎える前後の日」と決まっているので、非常に忙しいことになりました。

65歳から障害年金と老齢年金のどちらを受け取るか選択できるので、年金事務所に相談に行くと「ご主人の企業年金の受給権が発生していますね。請求されてはどうですか」と、予想もしない結果になったりします。
もちろん、企業年金の請求をしますが、肝心の老齢年金の方は片付いていないのでやり直し。

介護保険の手続きも進めていかなければいけないけれども、これまで使っていた「障害者支援サービス」も一部利用できるので、そのための申請書類も用意しなくちゃいけない。

どんどん書類が増えていて、しかも、収拾がつかなくなりつつある。
時々「だぁああああっ！」と叫びたくなることもありますね。

「1年以上見ない書類は書類をどんどん捨てていけばいい」と言われることもあるけれども、話はそれほど簡単ではありません。

例えば、先日、独立行政法人日本学生支援機構が認定する「スカラシップアドバイザー」資格の更新研修とテストがありました。
この資格は高校などで奨学金の説明をしたり、保護者の相談に乗ったりする仕事。
2年に1回、更新研修とテストがあります。

今年、スカラシップアドバイザーの更新テストを受けるために、久しぶりに「スカラシップアドバイザー」のファイルを取り出すと、中には前に受けた研修の資料……2017年、2019年、2021年、2023年の書類が全部揃っていました。
前回の研修動画のボリュームや、かかった時間、研修を受けた感想や試験問題の傾向まで細かく記録が残っているので、それを参考にしてテストに合格することができました。
これでスカラシップアドバイザー」資格の効力は、また2年延長。
「2023年に研修を受けた私よ。ありがとう」と言いたい気分です。

こんなこともあるから「どんどん書類を捨てる」ことには抵抗があるんです。
でも、このまま放置していると、部屋が散らかっていくし、書類がルールにのっとって整理されていないと、申請の時に困る。
今までと違うカテゴリの書類が増えてきているので、分類のルールを変える必要が出てきました。
さて、どうしよう……

ファイリング用品の大手、コクヨの公式サイトにヒントがありました。
「大切なのはフローとルール！　書類整理のくふうとお役立ちアイテム」。

コクヨのファイリング用品を使って、あらゆる「書類整理のお悩み」を解決していくコンテンツです。

『書類が毎日のように増えるので、整理できないまま溜まってしまいます。必要なときに見つからないし...。家庭でできる書類整理の「くふう」を教えてください』

同じ悩みを抱えている人がいましたね。

それに対するコクヨの担当者の答えは、「書類のフロー（流れ）を把握して整理のルールを作ること」。
ルールを決める前に書類のフロー図を描いて、書類の行き先を把握したうえでルールを決める。


なるほど。これはいいアイデアです。
ルールを作ろうとするからうまくいかない。
先にフローを決めれば、合理的なファイリング方法も確立できる。

ちょっとがんばってみます。